FICHE METIER BOSSONS FUTE N°256
1. INTITULES SYNONYMES OU APPARENTES
- Organisateur de congrès, organisateur de séminaires, organisateur de festivals, responsable de l'organisation de congrès, responsable de l'organisation de séminaires.
2. DEFINITION
- L'organisateur d'évènementiel assure l'organisation technique et administrative des congrès, séminaires, tournées de spectacles ou de formation, festivals, en fonction des orientations fournies par la direction en terme de date, de lieu, de nombre de participants, de durée, de coût, de confort.
3. FORMATION - QUALIFICATION
- Ce poste est accessible soit par promotion interne, soit à l'issue d'une formation de niveau 1 ou 2 dans des domaines variés (tourisme, commerce...)
4. ACTIVITE PRINCIPALE
4.1. LIEUX D'ACTIVITE
- L'activité peut s'exercer :
- au sein d'une entreprise de communication pour un ou plusieurs clients
- en interne au sein d'une entreprise
- Il peut s'agir :
- de séminaires d'étude interne à une entreprise
- de voyages promotionnels pour récompenser les salariés les plus performants les incentives de certains laboratoires)
- de congrès à vocation nationale ou internationale pour des actions de formation ou de lancement de produits...
- de tournées de spectacle ou de formation
- de festivals
4.2. DESCRIPTION DE L'ACTIVITE
L'activité consiste à :
- Principalement :
- Préparer la liste des documents de support : présentation du salon, annuaire des exposants ou intervenants de ce type de congrès, modalités d'admission, fiches d'inscription, plan d'accès, press book, conception des messages...
- Prendre connaissance du budget prévisionnel qui lui est attribué à partir de son étude chiffrée soumise à proposition
- Constitution de l'équipe projet et répartition des rôles
- Elaborer le cahier des charges avec les responsables du projet :
- effectif concerné
- programme, intervenants
- équipements logistiques :
- type de salles (plénières, sous-plénières...) en s'assurant de la conformité par rapport à la réglementation et à la validité des visites de sécurité sous la responsabilité du maire , notamment pour les accès réservés aux personnes handicapées
- type de pauses, type de repas, soirées, invités, logement
- pré-acheminement et acheminement, déplacements internes
- équipements techniques :
- son, projection
- animation par une agence (interview, film, théâtre... )
- Lancer les appels d'offre et en assurer le dépouillement pour l'hôtellerie/restauration
- Lancer les appels d'offres et en assurer le dépouillement pour les animations
- Etablir un avant-projet pour le client et valider les changements si nécessaire
- Assurer le repérage des lieux en terme de qualité (accueil, salles, hébergement, restauration)
- Valider le dossier achats pour les différents postes, dossier qui doit comporter trois consuultations par types d'interventions afin de permettre une comparaison sur le rapport qualité/prix :
- négociation des prix
- contrôle de l'adéquation entre la demande et le devis
- validation de l'offre par le client
- établissement des bons de commande et des contrats avec les différents prestataires
- contrôle et signature du bon de commande
- Vérifier la validité des assurances de responsabilité civile (RC) et l'agrément des visites de sécurité délivré par la mairie
- Assurer la coordination avec les responsables du projet (attribution et organisation des salles, gestion des pauses, des déjeuners...)
- Pour les congrès internationaux s'assurer de la présence d'interprètes
- Etablir le planning du salon et de la check list des opérations
- Assurer les mailings récapitulatifs des informations (dates, lieux, heures, accueil, repas, hébergement, animations...) auprès du responsable projet, des congressistes, des intervenants, des média éventuellement
- Contrôler auprès des prestataires l'arrivée dans les temps des livraisons prévues : énergie, mobilier, matériel, documents, restauration, et confirmer les hébergements...
- Arriver la veille pour valider la mise en place des prestations, être présent pendant toute la durée du séminaire pour l'organisation au quotidien, gérer les impondérables, assurer le bilan avec les prestataires à la fin du séminaire
- Pendant le congrès : accueillir les visiteurs, gérer les conflits, gérer les communications (messages vocaux), vérifier les moyens d'affichage (panneaux, banderoles, affiches...), surveiller les locaux et le matériel en période hors cloche, gérer les interventions de dépannage (électricité, informatique...), suivre les fournitures de bureaux, de petites restaurations et surveiller l'évacuation des déchets...
- Réceptionner les factures, contrôler les écarts, les justifier éventuellement auprès de la comptabilité ou les refuser. S'assurer que le prestataire sera payé par le commanditaire en cas de dépassement de son fait
- Etablir un bilan avec le client interne ou externe et les participants en effectuant une notation (de 1 à 4) de satisfaction sur les prestations humaines et matérielles
- Après congrès : organiser les opérations de démontage et l'emballage des matériels, organiser le debriefing, suivre les contacts, préparer le prochain congrès
- Et donc de :
- Manager une équipe :
- Répartir les congrès, les incentives et les séminaires, entre le personnel de son équipe
- Animer des réunions régulières pour faire le point sur les avancements des travaux
- Valider le suivi fait par les coordinatrices des projets
- Ajuster au quotidien, notamment par des réunions de "calage"
- Assurer les remplacements et la formation
- Gérer la carrière des collaborateurs (compétence, axe d'évolution...)
- Valider les dossiers de relations publiques
- Gérer les fournisseurs :
- Référencer des fournisseurs selon des grilles d'évaluation du service achat (agences de voyages, agences congrès, installateurs stands, restaurateurs, hébergements, transports, divers...)
- Evaluer les prestations fournies par des réunions annuelles avec les fournisseurs, par la mise en place des plans d'action et de suivi
- Décider d'intégrer ou de supprimer un fournisseur
- Assurer la fonction d'acheteur :
- Faire les appels d'offre, les dépouiller
- Passer les commandes, les contrôler
- Suivre la facturation pour les différents achats
- Faire le suivi annuel des opérations
4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISES
- Matériel informatique : ordinateur, imprimante, internet, scanner
- Matériel de bureautique : téléphone, fax
- Matériel de conférence : vidéo-pojecteur, écran, paper board, tableau
4.4. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES
- Logiciels, papier, feutres
4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES
- Très variés : décideurs, prestataires, intervenants, bénéficiaires
4.6. EXIGENCES PARTICULIERES
- En interne :
- Anticiper les prestations, en général un an à l'avance
- Savoir négocier et savoir écouter et avoir des qualités relationnelles
- Faire preuve de méthode, d'analyse, de capacités de synthèse et être fédérateur
- Faire preuve d'enthousiasme et de détermination
- Faire preuve de conciliation et de diplomatie pour gérer les revirements des clients
- Connaître et appliquer les procédures administratives, connaître et appliquer les procédures comptables
- Etre capable de gérer plusieurs dossiers en même temps
- Faire face aux changements de personnel
- En externe :
- Assurer des déplacements ponctuels mais fréquents pour les repérages
- Etre présent sur les manifestations
- Gérer les aléas des invités
- Gérer les aléas des fournisseurs
4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPES
- Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs
- Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité
5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES
- Une autre fonction dans la société si l'organisation des congrès et séminaires ne requiert pas une activité à temps plein
6. DANGERS
- Non spécifiques à l'activité
- En fonction de l'entreprise ou du type de manifestation
- Accidents de circulation lors des déplacements
6.2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES
- Déplacements en avion (pressurisation, climatisation...)
- Déplacements en transport individuel ou collectif (promiscuité, pollution atmosphérique...)
- Contraintes visuelles
- Bruit du téléphone
- Travail sur écran
- Manutention de dossiers pour consultation, mise à jour, archivage
6.3. AGENTS CHIMIQUES
- Ozone des photocopieurs, des imprimantes
- Ceux de la production si les locaux administratifs ne sont pas isolés
6.4. AGENTS BIOLOGIQUES
- Pas à priori, sauf légionellose en cas de climatisation mal entretenue
6.5. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES
- Stress +++
- Utilisation d'une langue étrangère
- Planification de réunions à des dates compatibles avec les emplois du temps de chacun
- Pression des clients, des fournisseurs
- Contraintes budgétaires
- Travail avec des périodes extrêmement chargées
- Travail en zapping
- Décalages horaires
- Dépassement d'horaires
7. RISQUES POUR LA SANTE
- Tableau n°57 RG : Affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail
7.2. AUTRES RISQUES
- Conflits de personnes ou d'intérêt
8.1. VISITE MEDICALE
- Visite d'embauche puis visites tous les deux ans
- En cas de travail sur écran, examen approprié des yeux et de la vue à l'embauche et lors des examens périodiques : acuité visuelle, phories, vision stéréoscopique, vision des couleurs
8.2. EXAMENS COMPLEMENTAIRES
- Examen ophtalmologique par un spécialiste si nécessaire
8.3. VACCINATIONS
- Rappel DTPolio tous les 10 ans conseillé
- Vaccinations internationales en cas de déplacements à l'étranger
8.4. SUIVI POST PROFESSIONNEL
8.5. DOSSIER MEDICAL
- Pas de durée réglementaire de conservation du dossier médical mais la prescription en matière de responsabilité médicale est de dix ans à compter de la date de consolidation d'un dommage éventuel.
9. NUISANCES POUR L'ENVIRONNEMENT EXTERIEUR
- Déchets non spécifiques à faire éliminer (documents et papiers divers, reliquats d'aliments et de boissons...)
- Bruit et circulation liés à l'importance du rassemblement pouvant gêner le voisinage
- Ceux des salles de réunions (conformité électrique, sécurité des installations, plan d'évacuation...)
- Risques des rassemblements de population à gérer avec les services de sécurité
- Attentat
10. ACTIONS PREVENTIVES
10.1. INDICATEURS D'AMBIANCE ET METROLOGIE
- Ergonomie de l'aménagement du bureau de travail : dimensions, implantation de l'écran...
10.2. PREVENTION COLLECTIVE
- Voir travail sur écran
- Organisation du travail permettant un traitement rapide et approfondi des dossiers
10.3. PREVENTION INDIVIDUELLE
- Correction des amétropies et des hétérophories
10.4. FORMATION - INFORMATION - SENSIBILISATION
11. REGLEMENTATION
11.1. TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES
- Articles R4223-1 à R4223-11 du Code du travail : éclairage
- Articles R4212-2 à R4212-3 du Code du travail : ventilation
- Circulaire DRT 91-18 du 4 novembre 1991 relative à l'application du décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
- Décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
- Articles R232-5-2, R232-5-3 et R232-5-4 du Code du travail : aération, ventilation
- Circulaire n°10 du 29 avril 1980 relative à l'application de l'arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale
- Arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale. Travail d'opérateur sur terminal à écran.
11.2. RECOMMANDATIONS ET NORMES
11.2.1. RECOMMANDATIONS DE LA CNAMTS
11.2.2. NORMES (AFNOR)
- NF EN ISO 9241-1. Mai 2001. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 1 : Introduction générale
- NF EN 1335. Juin 2000. Mobilier de bureau - Sièges de travail de bureau
- NF EN 527-1. Mai 2000. Mobilier de bureau - Tables de travail de bureau
- X 35-102. Décembre 1998. Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux
- NF EN ISO 9241-11. Juin 1998. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 11 : lignes directrices concernant l'utilisabilité
- NF EN ISO 9241-10. Septembre 1996. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 10 : principes de dialogue
- NF X 35-103. Octobre 1990. Ergonomie - Principes d'ergonomie visuelle applicables à l'éclairage des lieux de travail
9.3. CONVENTION COLLECTIVE ET ACCORDS DE BRANCHE
12. BIBLIOGRAPHIE
13. ADRESSES UTILES
AUTEURS : Pierrette Trilhe (médecin du travail retraité) (BF) (37), Claude Lamenardie (expert) (33)
DATE DE CREATION : Février 2008
DERNIERE MISE A JOUR : Juin 2008
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