FICHE METIER BOSSONS FUTE N°142
1. INTITULES SYNONYMES OU APPARENTES
- Adjoint d'administration hospitalière, technicien administratif.
2. DEFINITION
- Dans le secteur public hospitalier, les adjoints des cadres hospitaliers sont des cadres administratifs de proximité, ou des responsables administratifs de catégorie B. Ils sont stagiaires ou titulaires. L'accès au poste est ouvert aux titulaires du baccalauréat par concours externe ou interne. Le personnel admis au concours bénéficie d'une formation d'adaptation à l'emploi de plusieurs mois puis stagiaire pendant au minimum an avec évaluations trimestrielles avant titularisation.
- Les adjoints des cadres hospitaliers assurent des missions d’encadrement et l'instruction administrative ou financière des affaires qui leur sont confiées et préparent lorsqu'il y a lieu les décisions qui en découlent. Ils peuvent se voir confier la responsabilité d'une ou plusieurs unités administratives. Ils doivent avoir une maîtrise de la jurisprudence administrative et du contentieux administratif, des compétences en management, une capacité de synthèse pour l'instruction et la préparation des décisions sur les dossiers confiés. Une bonne connaissance du statut de la fonction publique et de l'outil informatique est nécessaire.
- Dans le privé les adjoint des cadres sont recrutés au niveau des formations de niveau IV ou III.
3. FORMATION - QUALIFICATION
- L'emploi est accessible sur concours avec une formation de niveau IV (bac ou diplôme équivalent). Ils sont classés en catégorie B de fonctionnaire.
4. ACTIVITE PRINCIPALE
4.1. LIEUX D'ACTIVITE
4.2. DESCRIPTION DE L'ACTIVITE
- Selon la taille de l'établissement, l'adjoint des cadres hospitaliers peut exercer seul ou sous l'autorité d'un directeur d’établissement, d’un directeur adjoint ou d’un attaché d’administration, la ou les activités suivantes avec l'aide ou pas d’un adjoint administratif :
- Equipe exécutif de pôle :
- Gestion administrative et financière du pôle, en collaboration avec le responsable médical du pôle et le cadre paramédical du pôle
- L’ACH organise et assure notamment le pilotage de l’activité, le suivi budgétaire et le contrôle de gestion du pôle, en liaison avec les directions fonctionnelles.
- A la direction des ressources humaines :
- Recrutement et suivi des contrats d'insertion (CES/CEC)
- Encadrement du service de la paie du personnel médical et paramédical
- Gestion des reprises d'ancienneté
- Reconstitution de carrière et étude des retraites
- Suivi des accidents du travail
- Suivi de l'absentéisme, statistiques et propositions des expertises médicales
- Suivi des congés de longue maladie et des congés de longue durée
- Suivi des lombalgies et autres accidents de travail et/ou maladies professionnelles
- Suivi des heures syndicales
- Contentieux administratif relatif au personnel
- Formation continue
- Mutuelles, CGOS
- Questions juridiques diverses
- Préparation budgétaires du personnel non médical et médical (groupe 1)
- Suivi et anticipation des recettes subsidiaires du personnel
- Elaboration du compte de gestion et du retraitement comptable
- Préparation de la statistique annuelle d'établissement
- A la directions des affaires générales :
- Préparation des divers rapports pour les autorités de tutelles (DASS, DRASS, Ministère, agence régionale d'hospitalisation)
- Liaisons avec les instances
- Préparation des conseils d'administration (convocation, rapport moral, rapport financier, budget)
- Tutelle des malades en gériatrie et en psychiatrie
- A la direction de la qualité :
- Mise en place et suivi des normes et des procédures
- Recherche documentaire
- Organisation et animation des réunions
- Rédaction des documents
- Contrôle de leur application
- Etude des dysfonctionnements
- A la direction du système d'information :
- Coordination et encadrement d'une ou plusieurs équipes
- Pilotage de déploiement des projets du système d'information avec les ingénieurs
- Evaluation des besoins, installation, gestion des équipements
- Organisation de la communication en interne
- Gestions des relations avec les utilisateurs
- Animation des réunions
- Application des procédures qualité
- Application des procédures sécurité
- A la direction de la logistique et des services économiques :
- Application et management d'équipes frais de séjour, admissions ou traitements externes
- Garantie de l'accueil et de la prise en charge administrative des patients, ainsi que de la qualité et de la rapidité du recouvrement des traitements externes et des frais de séjours
- Et spécificités pour les ACH du secteur économat :
- Gestion et suivi des commandes quotidiennes émanant des services
- Suivi des comptes budgétaires afférents aux dépenses récurrentes : alimentation, fournitures hôtelières, énergie, téléphone
- Suivi des budgets
- Suivi des marchés : appel d'offre, engagement et mandatement
- Matériel médical
- Matériel non médical
- Consommables médicaux
- Consommables alimentaires
- Consommables bureautique et services généraux
- Produits d'entretien, de nettoyage et de stérilisation
- Enregistrement des dépenses d'investissement et suivi des amortissements
- Suivi des prestations extérieures et facturation (prestation médicales, blanchisserie...)
- Coordination des travaux en interne : réception des bons de commandes, organisation
- Travail collaboratif étroit avec le cadre administratif de pôle pour la gestion budgétaire des comptes
- A la direction des affaires financières :
- Encadrement d'équipe
- Travail collaboratif étroit avec le cadre administratif de pôle pour la gestion budgétaire des comptes
- Comptabilité : contrôle de gestion ; suivi des dépenses et ventilation des crédits
- Etablissement du budget général
- Etablissement et suivi des budgets annexes (maisons de retraite, long séjour, soins à domicile...)
- Règlement des factures : produits pharmaceutiques, laboratoires, matériel, indemnités de fin d'activité, emprunts
- Récupération des créances : frais de maladie du personnel, frais de formation du personnel, contrats aidés
- Encaissement des recettes liées aux soins (hospitalisation, consultation externe...)
- Contentieux
- Statistiques
- Gestion du bureau des admissions et standard
4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISES
- Ordinateur, imprimante, scanner, téléphone, fax, photocopieur
- Rayonnages, escabeau, matériel de bureau
4.4. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES
4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES
- Personnel de direction, organisme de tutelle, personnel soignant, famille
4.6. EXIGENCES PARTICULIERES
- Etre polyvalent
- Savoir s'organiser
- Etre diplomate
- Gérer plusieurs tâches en même temps
- Respecter les procédures administratives
- Se tenir régulièrement au courant de l'évolution de la réglementation
4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPES
- Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyante, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs
- Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité
5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES
6. DANGERS
- Risque de chute sur sol encombré
- Blessure par matériel
6.2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES
- Travail sur écran en permanence avec contraintes visuelles et posturales
- Bruit du téléphone
- Manutention de dossiers pour consultation, mise à jour, archivage
- Gestes répétitifs lors de la frappe sur le clavier
6.3. AGENTS CHIMIQUES
- Ozone des photocopieurs, des imprimantes
6.4. AGENTS BIOLOGIQUES
- Contamination aérienne possible par le personnel
6.5. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES
- Charge mentale pouvant être importante :
- Multiplicité des délégations, responsabilités, tâches avec interruptions fréquentes
- Pression des différentes hiérarchies pour les cadres intermédiaires que sont les adjoints cadres, avec risque de burn-out
- Travail avec des logiciels inadaptés ou des obligations de doubles saisies
- Réunions
- Gestion des conflits, négociation
- Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres
- Travail en zapping
- Horaires élastiques, en principe, de bureau ; dans certains postes, une permanence jusqu'à 18 heures et le samedi matin peut être assurée
7. RISQUES POUR LA SANTE
- Risque physique :
- Tableau n°57 RG : Affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail
- Risque infectieux : cité pour mémoire
- Tableau n°40 RG : Maladies dues aux bacilles tuberculeux et à certaines mycobactéries atypiques : Mycobacterium avium/intracellulaire, Mycobacterium kansasii, Mycobacterium xenopi, Mycobacterium marinum, Mycobacterium fortuitum
- Tableau n°45 RG : Infections d'origine professionnelle par les virus des hépatites A, B, C, D et E
- Tableau n°54 RG : Poliomyélite
- Tableau n°55 RG : Affections professionnelles dues aux amibes
- Tableau n°76 RG : Maladies liées à des agents infectieux ou parasitaires contractées en milieu d'hospitalisation et d'hospitalisation à domicile
- Tableau n°80 RG : Kératoconjonctivites virales
7.2. AUTRES MALADIES LIEES A L'ACTIVITE PROFESSIONNELLE
- Agressions verbales directes ou téléphoniques
- Varices, jambes lourdes en raison du travail sédentaire
- Cervicalgies en raison des contraintes posturales
8.1. VISITE MEDICALE
- Dans le secteur public :
- Visite médicale d'embauche puis visites médicales périodiques réalisées par le service de santé au travail
- Visite médicale de titularisation réalisée par un médecin assermenté
- Dans le secteur privé : visite médicale d'embauche puis visites médicales périodiques par le service de santé au travail
- En outre les salariés travaillant sur écran sont soumis à une surveillance médicale renforcée avec visites annuelles et examen approprié des yeux et de la vue à l'embauche et lors des examens périodiques : acuité visuelle, phories, vision stéréoscopique, vision des couleurs
- Surveillance particulièrement de la vue, l'audition, la statique et l'état veineux
- Recherche de troubles musculo-squelettiques
8.2. EXAMENS COMPLEMENTAIRES
- Ceux prévus par la législation en cas de visite préalable à la titularisation (vaccinations, intradermo réaction tuberculinique, radiographie pulmonaire)
- Dosage d'anticorps antiHBs pour les personnes vaccinées contre l'hépatite B après 25 ans
- Examen ophtalmologique par un spécialiste si nécessaire
8.3. VACCINATIONS
- Hépatite B, diphtérie, tétanos, poliomyélite : pour les personnels exposés à des risques de contamination des établissements relevant de la loi hospitalière
- Vaccinations conseillées : rappel DTPolio tous les 10 ans, rubéole chez la femme jeune
8.4. SUIVI POST PROFESSIONNEL
8.5. DOSSIER MEDICAL
- Sauf risques particuliers, pas de durée réglementaire de conservation du dossier médical mais la prescription en matière de responsabilité médicale est de dix ans à compter de la date de consolidation d'un dommage éventuel.
9. NUISANCES POUR L'ENVIRONNEMENT EXTERIEUR
10. ACTIONS PREVENTIVES
10.1. INDICATEURS D'AMBIANCE ET METROLOGIE
- Ambiance thermique (température, hygrométrie) : mesurages à l'aide d'un thermomètre, d'un thermohygromètre...
- Eclairage : mesurages effectués à l'aide d'un luxmètre, d'un luminancemètre...
- Ergonomie de l'aménagement du bureau de travail : dimensions, implantation de l'écran...
10.2. PREVENTION E COLLECTIVE
- Celle du travail sur écran
- Organisation du travail permettant un traitement rapide et approfondi des dossiers
- Logiciels ergonomiques
- Organisation rationnelle de la gestion des informations
10.3. PREVENTION INDIVIDUELLE
- Correction des amétropies et des hétérophories
- Activité sportive
10.4. FORMATION - INFORMATION - SENSIBILISATION
- Comportement adapté aux agressions verbales
- Gymnastique de pause, relaxation
11. REGLEMENTATION
11.1. TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES
- Code du travail :
- Arrêté du 27 avril 2007 portant révision de l'arrêté du 24 juin 2004 relatif au titre professionnel de technicien(ne) administratif(ve) sanitaire et social(e)
- Circulaire DRT 91-18 du 4 novembre 1991 relative à l'application du décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
- Décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
- Circulaire n°10 du 29 avril 1980 relative à l'application de l'arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale
- Arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale. Travail d'opérateur sur terminal à écran.
- Fonction publique hospitalière :
- Tome 1 : Statut général et textes communs. J.O. Ouvrage n°310540001
- Tome 2 : Formation professionnelle continue - Primes et indemnités. J.O. Ouvrage n°310540002
- Tome 3 : Statut des personnels de direction et du personnel administratif. J.O. Ouvrage n°310540003
- Tome 4 : Personnels des services de pharmacie, de laboratoire et d'électrocardiographie. J.O. Ouvrage n°310540004
- Tome 5 : Statut des personnels médicaux - Psychologues - Personne d'encadrement des écoles de formation - Personnel congréganiste - Aumôniers. J.O. Ouvrage n°310540005
- Tome 6 : Statut du personnel des établissements d'hospitalisation publics et de certains établissements à caractère social. J.O. Ouvrage n°310540006
- Décret n°92-272 du 26 mars 1992 relatif aux missions, à l'organisation et aux personnels des établissements publics de santé et modifiant le code de la santé publique (deuxième partie: Décrets en Conseil d'Etat)
- Décret n°91-155 du 6 février 1991. Décret relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n°86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statuaires relatives à la fonction publique hospitalière.
- Loi n°86-33 du 9 janvier 1986. Loi portant dispositions statuaires relatives à la fonction publique hospitalière.
- Loi n°83-63 du 13 juillet 1983 portant sur les droits et obligations des fonctionnaires (discrétion et secret professionnel)
11. 2. RECOMMANDATIONS
Néant
11. 3. NORMES
- NF EN ISO 13406-2. Mai 2002. Exigences ergonomiques pour travail sur écrans à panneau plat. Partie 2 : Exigences ergonomiques des écrans à panneau plat
- NF EN ISO 9241-1. Mai 2001. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 1 : Introduction générale
- NF EN 1335. Juin 2000. Mobilier de bureau - Sièges de travail de bureau
- NF EN 527-1. Mai 2000. Mobilier de bureau - Tables de travail de bureau
- X 35-102. Décembre 1998. Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux
- NF EN ISO 9241-11. Juin 1998. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 11 : lignes directrices concernant l'utilisabilité
- NF EN ISO 9241-10. Septembre 1996. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 10 : principes de dialogue
- NF X 35-103. Octobre 1990. Ergonomie - Principes d'ergonomie visuelle applicables à l'éclairage des lieux de travail
11.4. CONVENTIONS COLLECTIVES
- Dans le secteur privé ou associatif, le personnel administratif relève de la convention collective de la branche professionnelle dans laquelle il travaille.
- Dans le secteur hospitalier, les adjoints administratifs sont en général titulaires. Cependant certains salariés peuvent occuper ces postes avec des contrats différents : contractuel, emploi précaire (C.E.C., C.E.S., emploi jeune...).
12. BIBLIOGRAPHIE
- ROME Les fiches métiers. M1605 Assistanat technique et administratif. (Pôle emploi) (2009)
- Classification Internationale Type des professions (CITP-08) : 3259 Professions intermédiaires de la santé non classées ailleurs. (O.I.T.) (2008)
- Classification INSEE des professions (PCS 2003) : 451f Personnels administratifs de catégorie B des collectivités locales et des hôpitaux. (INSEE) (2003)
- Guide d'évaluation des risques. Tertiaire. (CRAM des Pays de la Loire) (2003)
AUTEURS : Jérémie Guinoiseau, Lucette Jahan (adjoints des cadres) (Centre hospitalier Intercommunal d'Amboise-Château-Renault) (37), Pierrette Trilhe (médecin du travail) (CMIE) (75)
DATE DE CREATION : Juillet 2004
DERNIERE MISE A JOUR : Janvier 2010
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