Fiches de métiers

Adjoint administratif hospitalier (public ou privé)

FICHE METIER BOSSONS FUTE N°98

ROME : M1605 CITP-08 : 4120 INSEE : 523d - 524d

1. INTITULES SYNONYMES OU APPARENTES

  • Employé administratif, employé aux admissions, agent administratif.

2. DEFINITION

  • L'adjoint administratif hospitalier assure les tâches administratives d'exécution comportant la connaissance et l'application des règlements administratifs et comptables. A ce titre, il assure notamment des activités d'accueil et d'information du public, des travaux de secrétariat pouvant comporter des travaux de rédaction courante de courrier, de comptabilité, de documentation et de bureautique. Dans la fonction publique les adjoints et agents administratifs sont en principe des agents de catégorie C. L'adjoint administratif est recruté par concours alors que l'agent administratif peut être recruté sans.

3. FORMATION - QUALIFICATION

  • L'emploi est généralement accessible à partir d'une formation de niveau IV ou III. Il existe une possibilité de qualification dans le cadre de la validation des acquis de l'expérience (VAE). Dans la fonction publique le recrutement se fait sur concours.

4. ACTIVITE PRINCIPALE

4.1. LIEUX D'ACTIVITE

Ces salariés peuvent être affectés dans différents services :

  • Soit dans les services de soins : admissions, consultations externes
  • Soit dans les services centraux : direction générale, direction des soins : effectifs, recrutement, DRH, direction financière, contentieux
  • Soit dans les services techniques : cuisine, blanchisserie

4.2. DESCRIPTION DE L'ACTIVITE

L'activité est variée selon le lieu d'affectation et consiste à :

  • Aux admissions et aux consultations externes :
    • Accueillir du public
      • répondre au téléphone
      • recevoir les malades ou leur famille, les informer et répondre à leurs demandes
    • Exécuter les tâches administratives
      • enregistrer la carte de sécurité sociale et de mutuelle
      • remplir le dossier informatique à l'écran
      • pour les admissions : éditer les étiquettes, éditer les bons de sorties
      • pour les consultations externes : délivrer les bons de consultation, entrer les encaissements consultations externes
    • Assurer les facturations et les encaissements
      • tenir à jour le mouvement journalier des malades pour assurer la facturation correcte des visites et des consultations
      • préparer et éditer les factures pour les malades et les organismes payeurs : CPAM, mutuelles, aide sociale
      • faire payer les frais annexes d'hospitalisation (téléphone, télévision) et reverser les fonds au percepteur
      • enregistrer les retours de paiement
      • tenir à jour le dossier contentieux avec les organismes payeurs (refus des caisses)
    • Classer, ventiler, archiver les courriers selon les cas
  • A la direction : assurer la gestion quotidienne et le suivi des dossiers techniques comme :
    • Le suivi du budget annexe des maisons de retraite
      • accueillir les familles et les informer sur les conditions financières d'admission en maison de retraite
      • remettre et expliquer aux familles le dossier d'admission
      • contrôler et compléter le contenu du dossier d'admission
      • constituer le dossier pour la prise en charge médicale des longs séjours notamment en faisant remplir et en récupérant la grille AGIR en cas de dépendance
      • constituer le dossier d'aide personnalisée au logement
      • constituer le dossier d'aide sociale
      • facturer et encaisser les prix de séjour
    • La tutelle des malades mentaux
      • encaisser les pensions de retraite
      • payer les loyers et les charges annexes
      • assurer la gestion courante des biens : assurance, entretien
      • remettre l'argent de poche à la personne
      • assurer les liaisons avec les familles et les instances administratives
    • La paye du personnel
      • créer informatiquement un dossier pour l'agent
      • établir les contrats de travail à partir d'un modèle-type
      • modifier le dossier : déménagement, arrêt de travail, mariage, naissance, mutation, congés
      • donner les informations concernant la mutuelle nationale des hospitaliers (MNH) cotisations, modalités de remboursement, informations diverses
      • enregistrer les heures supplémentaires
      • établir et/ou modifier les feuilles de paye tous les mois
      • assurer le mandatement des salaires en liaison avec CRI
      • préparer les dossiers de retraite : informer, préparer les dossiers en tenant compte des délais de mise en route, établir les ouvertures de droits, calculer la durée de cotisation, calculer le montant
      • classer et archiver les dossiers
    • La logistique et affaires financières
      • passer les commandes, contrôler les retours, assurer les paiements
      • faire les courriers correspondants, ainsi que les courriers du contentieux
      • tenir à jour les inventaires
      • tenir à jour les référencements
  • Dans les services techniques
    • A la cuisine
      • prendre les appels téléphoniques
      • recevoir et ventiler le courrier (commandes...)
      • recevoir et ventiler les commandes de repas en fonction des services d'hospitalisation et des types de menus (environ 10 menus différents à tous les repas)
      • assurer la facturation des repas pour les différents donneurs d'ordre en cas de restauration inter-hospitalière
      • gérer les repas spéciaux : anniversaire, pique-nique, animations diverses (repas à thème)
      • tenir à jour les documents techniques : menus type selon les saisons, procédures, statistiques, inventaires
      • archiver les documents
    • A la blanchisserie
      • prendre les appels téléphoniques
      • recevoir et ventiler le courrier
      • assurer la facturation du linge traité pour les différents donneurs d'ordre en cas de blanchisserie inter-hospitalière
      • tenir à jour les documents techniques : procédures, statistiques, inventaires
      • archiver les documents : garantie et révision des machines

4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISES

  • Informatique, téléphone, fax, Internet

4.4. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES

  • Logiciels spécifiques ou non

4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES

  • Très diverses selon l'affectation ; malades et leur famille, administration hospitalière, caisses d'assurance maladie et organismes complémentaires, personnels, fournisseurs

4.6. EXIGENCES PARTICULIERES

  • Savoir s'organiser
  • Faire preuve de patience et de sang froid
  • Être diplomate
  • Avoir le sens de la discrétion
  • Gérer plusieurs tâches en même temps
  • Respecter les procédures administratives
  • Se tenir régulièrement au courant de l'évolution de la réglementation

4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPES

  • Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs
  • Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité

5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES

  • Rotation sur les différents postes en fonction des besoins.

6. DANGERS

6.1. ACCIDENTS DU TRAVAIL

  • Risque de chute sur sol encombré
  • Blessure par matériel

6.2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES

  • Agression par les patients, selon les postes
  • Contraintes thermiques selon les lieux : chaleur dans les blanchisseries, froid dans les cuisines
  • Contraintes visuelles de l'écran
  • Bruit du téléphone, des salles d'attente
  • Odeurs éventuellement
  • Travail sur écran en permanence avec contraintes visuelles et posturales
  • Manutention de dossiers pour consultation, mise à jour, archivage
  • Gestes répétitifs lors de la frappe sur le clavier

6.3. AGENTS CHIMIQUES

  • Ozone des photocopieurs, des imprimantes

6.4. AGENTS BIOLOGIQUES

  • Contamination aérienne possible par les malades ou par le linge

6.5. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES

  • Multiplicité des tâches
  • Contact avec un public pouvant être en difficultés linguistique, sociale, mentale, morale
  • Travail avec des logiciels inadaptés ou des obligations de doubles saisies
  • Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres
  • Travail en zapping
  • Horaires, en principe, de bureau ; dans certains postes, une permanence jusqu'à 18 heures et le samedi matin peut être assurée

7. RISQUES POUR LA SANTE

7.1. MALADIES PROFESSIONNELLES

  • Tableau n°57 RG : Affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail

A titre exceptionnel, affections hospitalières :

  • Tableau n°40 RG : Maladies dues aux bacilles tuberculeux et à certaines mycobactéries atypiques : Mycobacterium avium/intracellulaire, Mycobacterium kansasii, Mycobacterium xenopi, Mycobacterium marinum, Mycobacterium fortuitum
  • Tableau n°45 RG : Infections d'origine professionnelle par les virus des hépatites A, B, C, D et E
  • Tableau n°54 RG : Poliomyélite
  • Tableau n°76 RG : Maladies liées à des agents infectieux ou parasitaires contractées en milieu d'hospitalisation et d'hospitalisation à domicile
  • Tableau n°80 RG : Kératoconjonctivites virales

7.2. AUTRES MALADIES LIEES A L'ACTIVITE PROFESSIONNELLE

  • Agressions verbales directes ou téléphoniques
  • Varices, jambes lourdes en raison du travail sédentaire
  • Cervicalgies en raison des contraintes posturales

8. SURVEILLANCE MEDICALE

8.1. VISITE MEDICALE

  • Dans le secteur public :
    • Visite médicale d'embauche puis visites médicales annuelles réalisées par le service de santé au travail
    • Visite médicale de titularisation réalisée par un médecin assermenté
  • Dans le secteur privé : visite médicale d'embauche puis annuelle par le service de santé au travail
  • En cas de travail sur écran, examen approprié des yeux et de la vue à l'embauche et lors des examens périodiques : acuité visuelle, phories, vision stéréoscopique, vision des couleurs
  • Examen standard en surveillant particulièrement la vue, l'audition, la statique et l'état veineux
  • Recherche de troubles musculo-squelettiques

8.2. EXAMENS COMPLEMENTAIRES

  • Ceux prévus par la législation en cas de visite préalable à la titularisation (vaccinations, intradermo réaction tuberculinique, radiographie pulmonaire)
  • Dosage d'anticorps antiHbS pour les personnes vaccinées contre l'hépatite B après 25 ans
  • Examen ophtalmologique par un spécialiste si nécessaire

8.3. VACCINATIONS

  • Hépatite B, diphtérie, tétanos, poliomyélite : pour les personnels exposés à des risques de contamination des établissements relevant de la loi hospitalière
  • Rubéole conseillée chez la femme jeune en âge de procréer

8.4. SUIVI POST PROFESSIONNEL

  • Néant

8.5. DOSSIER MEDICAL

  • Pas de durée réglementaire de conservation du dossier médical mais la prescription en matière de responsabilité médicale est de dix ans à compter de la date de consolidation d'un dommage éventuel.

9. NUISANCES POUR L'ENVIRONNEMENT EXTERIEUR

  • Pas à priori.

10. ACTIONS PREVENTIVES

10.1. INDICATEURS D'AMBIANCE ET METROLOGIE

  • Ambiance thermique (température, hygrométrie) : mesurages à l'aide d'un thermomètre, d'un thermohygromètre...
  • Eclairage : mesurages effectués à l'aide d'un luxmètre, d'un luminancemètre...
  • Ergonomie de l'aménagement du bureau de travail : dimensions, implantation de l'écran...

10.2. PREVENTION COLLECTIVE

  • Celle du travail surécran
  • Organisation du travail permettant un traitement rapide et approfondi des dossiers
  • Logiciels ergonomiques
  • Organisation rationnelle de la gestion des informations

10.3. PREVENTION INDIVIDUELLE

  • Correction des amétropies et des hétérophories
  • Activité sportive

10.4. FORMATION - INFORMATION - SENSIBILISATION

  • Comportement adapté aux agressions verbales
  • Gymnastique de pause, relaxation

11. REGLEMENTATION

11.1. TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES

  • Sur la profession :
  • Sur la fonction publique hospitalière :
    • Tome 1 : Statut général et textes communs. J.O. Ouvrage n°310540001
    • Tome 2 : Formation professionnelle continue - Primes et indemnités. J.O. Ouvrage n°310540002
    • Tome 3 : Statut des personnels de direction et du personnel administratif. J.O. Ouvrage n°310540003
    • Tome 6 : Statut du personnel des établissements d'hospitalisation publics et de certains établissements à caractère social. J.O. Ouvrage n°310540006
    • Décret n°91-155 du 6 février 1991. Décret relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n°86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statuaires relatives à la fonction publique hospitalière.
    • Décret N°86-442 du 14 mars 1986 relatif...aux conditions d'aptitude physique pour l'admission aux emplois publics
    • Loi n°86-33 du 9 janvier 1986. Loi portant dispositions statuaires relatives à la fonction publique hospitalière.
    • Décret N° 59-310 du 14 février 1959 relatif aux conditions d'aptitude physique pour l'admission aux emplois publics...
  • Travail sur écran :
    • Circulaire DRT 91-18 du 4 novembre 1991 relative à l'application du décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
    • Décret n°91-451 du 14 mai 1991 relatif à la prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
    • Décret n°84-1093 du 7 décembre 1984 (Articles R.232-5-2, R.232-5-3 et R.232-5-4 du code du Travail)
    • Décret n°83-721 du 2 août 1983 (Article R.232-7 du code du travail : Eclairage)
    • Circulaire n°10 du 29 avril 1980 relative à l'application de l'arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale
    • Arrêté du 11 juillet 1977 fixant la liste des travaux nécessitant une surveillance médicale spéciale. Travail d'opérateur sur terminal à écran.

11.2. RECOMMANDATIONS

Néant

11.3. NORMES

NORMES (AFNOR)

  • NF EN ISO 13406-2. Mai 2002. Exigences ergonomiques pour travail sur écrans à panneau plat. Partie 2 : Exigences ergonomiques des écrans à panneau plat
  • NF EN ISO 9241-1. Mai 2001. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 1 : Introduction générale
  • NF EN 1335. Juin 2000. Mobilier de bureau - Sièges de travail de bureau
  • NF EN 527-1. Mai 2000. Mobilier de bureau - Tables de travail de bureau
  • X 35-102. Décembre 1998. Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux
  • NF EN ISO 9241-11. Juin 1998. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 11 : lignes directrices concernant l'utilisabilité
  • NF EN ISO 9241-10. Septembre 1996. Exigences ergonomiques pour le travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation (TEV). Partie 10 : principes de dialogue
  • NF X 35-103. Octobre 1990. Ergonomie - Principes d'ergonomie visuelle applicables à l'éclairage des lieux de travail

11.4. CONVENTIONS COLLECTIVES

Dans le secteur privé ou associatif, le personnel administratif relève de la convention collective de la branche professionnelle dans laquelle il travaille.

Dans le secteur hospitalier, les adjoints administratifs sont en général titulaires. Cependant certains salariés peuvent occuper ces postes avec des contrats différents : contractuel, emploi précaire (C.E.C, C.E.S., emploi jeune...).

12. BIBLIOGRAPHIE

AUTEURS : Pierrette Trilhe (médecin du travail) (SMT d'Amboise, Bléré, Loches) (37)
DATE DE CREATION : Juillet 2003
DERNIERE MISE A JOUR : Janvier 2010

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