Fiches de métiers

Secrétaire commerciale - assitant commercial

FICHE METIER BOSSONS FUTE N°61

ROME :D1401M1607 CITP-08 : 4120 INSEE : 542a

1. INTITULES SYNONYMES OU APPARENTES

  • Assistant(e) commercial(e), employé(e) administrative, assistant(e) administration des ventes, assistant(e) administratif et commercial, secrétaire commercial(e), commercial(e) sédentaire.

2. DEFINITION

  • Assure la réalisation des opérations administratives courantes concernant la vente de biens et/ou de services.

3. FORMATION - QUALIFICATION

  • L'emploi est accessible
    • avec une formation de niveau IV
      • Sciences et technologies du management et de la gestion spécialité mercatique,
      • Baccalauréat professionnel Gestion-Administration, 
    • ou de niveau III spécialisé dans le secrétariat ou le commerce,
    • ou une expérience professionnelle.
  • Il existe un titre professionnel d'assistant commercial avec possibilité de certification par la VAE

4. ACTIVITE PRINCIPALE

4.1. LIEUX D'ACTIVITE

Structure

  • L'activité peut s'exercer dans une entreprise publique ou privée, une PME, une PMI, une association.

Lieux et locaux

  • L'emploi est le plus souvent sédentaire
  • Il peut y avoir quelques déplacements en clientèle
  • l'activité s'exerce dans des bureaux

4.2. DESCRIPTION DE L'ACTIVITE

L'activité consiste à :

  • Etablir et envoyer les devis
  • Enregistrer les commandes en provenance des commerciaux
  • Transmettre les informations au service production pour mise en fabrication ou au service expédition pour la préparation de la commande
  • Prendre contact avec les prestataires assurant la livraison
  • Informer le client de la date de livraison
  • Préparer les factures : clients, fournisseurs, prestataires
  • Enregistrer les paiements
  • Tenir à jour le dossier contentieux
  • Gérer les retours : avoir, remises
  • Assister les commerciaux dans la gestion de leur planning, la prise de rendez-vous et leur déplacement

4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISES

  • Informatique, téléphone, fax, internet

4.4. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES

  • Logiciels spécifiques

4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES

  • Commerciaux, clients, responsable de production ou d'expédition, prestataires

4.6. EXIGENCES PARTICULIERES

  • Savoir s'organiser
  • Maîtriser les outils de bureautique, de communication, de l’orthographe et la grammaire
  • Gérer plusieurs tâches en même temps
  • Se tenir régulièrement au courant de l'évolution de la réglementation
  • Être diplomate
  • Avoir le sens de la discrétion
  • Maîtriser d’au moins une langue étrangère si nécessaire en fonction des entreprises

4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPES

  • Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs
  • Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité

5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES

  • Prospection de clientèle
  • Préparation des dossiers techniques pour les commerciaux

6. DANGERS

6.1. ACCIDENTS DU TRAVAIL

  • Risque de chute sur sol encombré
  • Blessure par matériel (feuille de papier, agrafeuse, ciseaux, massicot, broyeur à papiers)

6.2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES

  • Travail sur écran en permanence avec contraintes posturales et contraintes visuelles 
  • Bruit du téléphone, du matériel de reprographie, des collègues en open space
  • Manutention de dossiers pour consultation, mise à jour, archivage
  • Gestes répétitifs (utilisation souris/clavier) facteur de TMS

6.3. AGENTS CHIMIQUES

  • Ozone des photocopieurs, des imprimantes
  • Ceux de la production si les locaux administratifs ne sont pas isolés
  • Eventuellement présence d'amiante dans les locaux anciens et/ou mal entretenus

6.4. AGENTS BIOLOGIQUES

  • Pas à priori, sauf légionellose en cas de climatisation mal entretenue

6.5. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES

  • Pression des clients
  • Agressions verbales téléphoniques
  • Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres
  • Travail en zapping
  • Harcèlement (moral, sexuel)

7. RISQUES POUR LA SANTE

7.1. MALADIES PROFESSIONNELLES

  • Tableau n°57 RG : Affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail

7.2. AUTRES MALADIES LIEES A L'ACTIVITE PROFESSIONNELLE

  • Varices, cervicalgies
  • Un cas de maladie respiratoire lié à une photocopieuse  (lancet 7 septembre 1986 p. 690 (lettre))
  • Stress, burn-out, liés aux risques psycho-sociaux

8. SURVEILLANCE MEDICALE

Visite d'embauche (Art R 4624-10 à 15) puis visites périodiques (Art R 4624-16) et/ou à la demande (Art R 4624-17), visite de surveillance médicale renforcée si nécessaire (Art R 4624-18 et 19),  visite de pré-reprise et de reprise si nécessaire (Art R 4624 -20 à 24) selon la réglementation en vigueur

8.1. VISITE MEDICALE

  • Selon la réglementation
  • En cas de travail sur écran, examen approprié des yeux et de la vue à l'embauche et lors des examens périodiques : acuité visuelle, phories, vision stéréoscopique, vision des couleurs

8.2. EXAMENS COMPLEMENTAIRES

  • Examen ophtalmologique par un spécialiste si nécessaire

8.3. VACCINATIONS

  • Un rappel antitétanique tous les 20 ans est recommandé entre 25 et 65 ans

8.4. SUIVI POST PROFESSIONNEL

  • Néant

8.5. DOSSIER MEDICAL

  • Pas de durée réglementaire de conservation du dossier médical mais la prescription en matière de responsabilité médicale est de dix ans à compter de la date de consolidation d'un dommage éventuel.

9. NUISANCES POUR L'ENVIRONNEMENT EXTERIEUR

  • Pas à priori.

10. ACTIONS PREVENTIVES

Les activités de secrétaire commerciale n'entrent pas dans le champ d'application des textes sur la pénibilité sauf expositions particulières. Des mesures préventives sont cependant nécessaires

10.1. INDICATEURS D'AMBIANCE ET METROLOGIE

  • Ergonomie de l'aménagement du bureau de travail : dimensions, implantation de l'écran...
  • Eclairage : mesurages effectués à l'aide d'un luxmètre, d'un luminancemètre...
  • Ambiance thermique : mesurages à l'aide d'un thermomètre, d'un thermohygromètre...

10.2. PREVENTION COLLECTIVE

  • Voir travail sur écran
  • Organisation du travail permettant un traitement rapide et approfondi des dossiers

10.3. PREVENTION INDIVIDUELLE

  • Correction des amétropies et des hétérophories
  • Gymnastique de pause oculaire
  • Activité physique ou sportive extérieure

10.4. FORMATION - INFORMATION - SENSIBILISATION

  • Comportement adapté aux agressions verbales
  • Gestion du temps, des conflits
  • gestion de la clientèle agressive et/ou bavarde

11. REGLEMENTATION

11.1. TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES

11.1.1. Internationaux et européens

  • Directive du conseil n°90/270/C.E.E. du 29 mai 1990 fixant les règles particulières de prévention des risques liés au travail sur des équipements comportant des écrans de visualisation
  • Norme internationale ISO 9241 : Exigences ergonomiques pour travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation.

11.1.2. Français

11.2. RECOMMANDATIONS

  • Se reporter à la fiche travail sur écran de l'INRS

11.3. NORMES

  • Norme internationale ISO 9241 : Exigences ergonomiques pour travail de bureau avec terminaux à écrans de visualisation.
  • Le norme ISO 9241 est publiée par l'AFNOR sous l'indice de classement X35-122
  • Normes françaises (AFNOR)
    • NF X 35-102 : Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux. Elle est dédiée à la conception ergonomique des espaces de travail en bureaux. Elle fixe les surfaces minimales pour les salariés dans ces espaces.
    • NF X 35-103. Octobre 1990. Ergonomie - Principes d'ergonomie visuelle applicables à l'éclairage des lieux de travail
    • NF EN 1335. Juin 2000. Mobilier de bureau - Sièges de travail de bureau
    • NF EN 527-1. Mai 2000. Mobilier de bureau - Tables de travail de bureau

11.4. CONVENTIONS COLLECTIVES

  • Dans le secteur privé ou associatif, le personnel administratif relève de la convention collective de la branche professionnelle dans laquelle il travaille
  • Dans le secteur public ou parapublic, le personnel administratif peut relever de différents statuts :
    • statut de fonctionnaire ou assimilé
    • emploi contractuel
    • emploi précaire (C.E.S., emploi jeune...)

12. DOCUMENTATION ET BIBLIOGRAPHIE

Classifications

  • ROME Les fiches métiers. D1401 Assistanat commercial. M1607 secrétariat (Pôle emploi) (2009)
  • Classification Internationale Type des professions (CITP-08) : 4120 Secrétaires (fonctions générales). (O.I.T.) (2008)
  • Classification INSEE des professions (PCS 2003) : 542a Secrétaires. (INSEE) (2003)

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