Fiches de métiers

Assistante de direction

FICHE METIER BOSSONS FUTE N°471

ROME : M1604    CITP-08 : 4120       INSEE : 461b

1.SYNONYMES OU APPARENTES

  • Adjointe, suppléante, secrétaire de direction, auxiliaire de direction , attachée de direction , office manager

2. DÉFINITION

  • L’assistante de direction est le bras droit d’un cadre, dirigeant d’entreprise. Son rôle consiste à assister son supérieur dans l’accomplissement de ses tâches au quotidien. L'assistante de direction s’occupe également des tâches administratives et joue un rôle de passerelle entre diverses entités, cadres etc..

3. FORMATION - QUALIFICATION

L’emploi est accessible avec différents niveaux d’études :

  • Bac : Bac pro gestion et administration, bac STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)
  • Bac +2 : BTS gestion de la PME/PMI, DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations), DUT GACO (gestion administrative et commerciale)
  • Bac +3 :  licence en droit, gestion comptable ou langues

4. ACTIVITÉ PRINCIPALE

4.1. LIEUX D'ACTIVITÉ

  • Structures : L’activité peut s'exercer dans des structures très diverses : entreprises publiques, entreprises du secteur privé, associations...
  • Lieux et locaux : L’activité peut s’exercer dans en bureau ou en télétravail
  • l'activité est généralement sédentaire

4.2. DESCRIPTION DE L'ACTIVITÉ

Les missions varient selon le type d’entreprise, la fonction et le niveau du responsable. De multiples tâches peuvent lui être attribuées :

  • Organisation et gestion d'événements :
    • Organiser le planning d’un responsable
    • Organiser des réunions, des comités, des « plénières », des « points flash », des points individuels, des « mini séminaires » soit en présentiel soit à distance.
    • Organiser des déplacements pour des supérieurs, des comités.
    • Organiser des activités, jeux pour la cohésion d’équipe.
  • Gestion des habilitations :
    • Faire des demandes d’habilitations à des outils divers pour les collaborateurs.
    • Valider les demandes de télétravail et congés des collaborateurs.
  • Communication :
    • Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
    • Mettre à disposition et à jour des tableaux excel sur différents sujets (congés, coordonnées, matériels).
    • Faire des demandes de déménagement pour le compte des collaborateurs et des demandes d’entrée et sortie pour les prestataires de service
    • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
  • Autres:
    • Dans une petite entreprise, l'assistant(e) de direction doit faire preuve de polyvalence et d'autonomie. Sa fonction est pluridisciplinaire.
    • Dans une entreprise de taille plus importante, il lui est demandé de plus en plus d'être spécialisée dans un domaine (multimédia, commercial, juridique, ressources humaines, logistique, etc.) et de prendre en charge certains dossiers.

4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISÉS

  • Ordinateur
  • Matériel informatique (souris, clavier, écran…)
  • Vidéo-projecteur
  • Photocopieur, imprimante
  • Pack office (excel, powerpoint, word…)
  • Téléphone
  • Outils de communication (skype entreprise, zoom, teams…)

4.4. PRODUITS ET MATÉRIAUX UTILISÉS

  • Matériel de bureaux : stylos, gomme, …
  • Dossiers, papiers

4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES

  • Cadres, responsables, manager
  • Collègues assistant (es) de direction
  • Secrétaire
  • Collaborateurs ( chargés d’organisation, chargés de projet, RH…)
  • Personnel d’entretien et de sécurité

4.6. EXIGENCES PARTICULIÈRES

  • Capacité d'organisation et d'anticipation : Multitudes de tâches différentes à réaliser et exécuter en même temps
  • Rapidité d'exécution : L’assistante est une aide, elle assiste le travail d’autres personnes. Elle doit donc répondre à des exigences temporelles et être le plus rapide possible.
  • respect de la confidentialité
  • Qualités relationnelles : sens de l’écoute et de l’observation

4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPÉS

  • L'emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs.
  • Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité.

5. ACTIVITES POUVANT ETRE ASSOCIEES

  •  L'activité est polyvalente
  • Gestion administrative de son activité en cas de travail comme indépendant.

6. DANGERS

6.1. ACCIDENTS DU TRAVAIL

  • Chute de plein pied (encombrement au sol)
  • Chute d’objet (matériel placé en hauteur)
  • blessure, lésion (matériel coupant, piquant…)
  • Agression verbale

6.2. AMBIANCES ET CONTRAINTES PHYSIQUES

  • Contrainte visuelle (travail sur ordinateur)
  • Travail minutieux (écriture avec clavier)
  • Contraintes posturales (travail assis,
  • Luminosité (Luminosité dépendante des saisons, météo, heures)
  • Bruit (travail en open space, téléphone…)
  • Manutention de dossiers
  • Gestes répétitifs (écriture sur clavier)

6.3. AGENTS CHIMIQUES

  • Produit d’entretien (écran, clavier, bureaux….)
  • Ozone (photocopieur)

6.4. AGENTS BIOLOGIQUES

  • Essentiellement les germes transmissibles par voie aérienne
    • SRAS, covid, grippe ..exceptionnellement tuberculose
  • Eventuellement ceux en rapport avec un défaut d'hygiène au niveau des locaux ou de la restauration collective
    • Légionnellose, colibacillose (gastro-entérite)

6.5. CONTRAINTES ORGANISATIONNELLES ET RELATIONNELLES

  • Pression des responsables, des collaborateurs
  • Diversité des tâches à réaliser
  • Travail en urgence

7. RISQUES POUR LA SANTÉ

7.1. MALADIES PROFESSIONNELLES

  • Tableau n°57 RG : affections périarticulaires provoquées par certains gestes et posture de travail
  • Tableau n°39 RA : affections périarticulaires provoquées par certains gestes et posture de travail

7.2. AUTRES MALADIES LIEES A L'ACTIVITE PROFESSIONNELLE

  • En cas de risques Psycho-Sociaux (RPS) : stress, burnout, dépression

8. SURVEILLANCE MEDICALE

8.1. REGLEMENTATION DE LA SURVEILLANCE DE LA SANTE AU TRAVAIL (Code du travail R 4624-10 et suivants)

8.1.0. Généralités

  • Il n’y a pas de surveillance médicale obligatoire pour les travailleurs indépendants.
  • La surveillance médicale des salariés en France est obligatoire avec des modalités variables
  • Depuis le 1er janvier 2017, en fonction de l’analyse des risques et de sa situation personnelle le salarié relève :
    • Soit d’une visite d’information et de prévention (VIP) assurée par un professionnel de santé
    • Soit d'un suivi individuel adapté (SIA)
    • Soit d’un suivi individuel renforcé (SIR) assurée par le médecin du travail. 
  • Sauf cas particulier (apprenti de moins de 18 ans, personne handicapée, exposition à des risques spécifiques.) la secrétaire de direction relève d'une visite d'information et de prévention. 

8.1.1. Les salariés doivent bénéficier

  • D’une étude de poste
  • D’une visite d'embauche, de visites de suivi systématique, de visites à leur demande si nécessaire
  • D’examens complémentaires si nécessaire

8.2. CONTENU DE LA SURVEILLANCE MÉDICALE (Voir Art R 4542-17 à 19 du code du travail)

  • Clinique : Visite d'information et de prévention (VIP) assurée par un professionnel de santé et comportant :
    • Un interrogatoire sur les conditions de travail, le mode de vie ; 
    • La recherche d'antécédents allergiques, de pathologies chroniques, d’addictions ; d'infections digestives ou ORL
    • Un examen clinique avec la surveillance de l'indice corporel (IMC = P/T²), de l'audition, de la vision, de l’état cutané, ostéoarticulaire (recherche de TMS et/ou de troubles de la statique), de l'état cardiovasculaire, de l'état veineux, de l'état respiratoire, 
    • Un bilan du stress, éventuellement
    • Des conseils de santé et sécurité, etc....
  • Examens complémentaires
    • Selon le cas examen approfondi de la vue (acuité visuelle, réfraction, vision des couleurs, champs visuel…)
  • Vaccinations
    • Rappel antitétanique conseillé tous les 20 ans entre 25 et 65 ans et tous les 10 ans avant ou après ces âges.
    • Grippe, Covid
  • Suivi post-professionnel : néant sauf expositions particulières
  • Dossier médical
    • La tenue d'un dossier médical est obligatoire. Ce dossier peut être consulté par le salarié.
    • Il doit contenir les informations :
      • Sur les postes occupés et les risques liés à ces postes
      • Le résultat des visites médicales et des examens complémentaires
    • Pas de durée réglementaire de conservation du dossier médical mais la prescription en matière de responsabilité médicale est de dix ans à compter de la date de consolidation d'un dommage éventuel

9. NUISANCES POUR L'ENVIRONNEMENT EXTÉRIEUR

  • Pollution par les encres des photocopieurs en cas de non élimination dans les filières spécifique
  • Participation à la déforestation en cas d'usage non raisonné de documents imprimés

10. ACTIONS PREVENTIVES

(pour plus de détail  voir la fiche danger n° 155 sur le travail sur écran) 

10.1. INDICATEURS D'AMBIANCE ET METROLOGIE

  • Eclairage : faire des mesures régulière de l’éclairement à l’aide d’un luxmètre
  • Bruit : faire des mesures régulière de l’éclairement à l’aide d’un sonomètre
  • Analyse de l'ergonomie du poste de travail
  • Qualité de la ventilation

 10.2. PREVENTION COLLECTIVE

10.2.1. PREVENTION TECHNIQUE

  • Les locaux
    • locaux de taille suffisante et disposant de rangements
    • Les couleurs claires sont préférables 
    • Ventilation, chauffage et climatisation assurant un confort thermique
    • Isolement des machines bruyantes et maintien d'un bruit de fond inférieur à 45 db
    • Câblage hors-sol permettant l'orientation correcte des bureaux et des écrans (perpendiculaire aux fenêtres, en face de l'opérateur, loin d'un mur)
  • L'éclairage
    • L'éclairage minimum pour les locaux fixé par décret est de :
      • 40 lux pour les voies de circulation intérieure
      • 60 lux pour les escaliers et entrepôts
      • 120 lux pour les locaux de travail, vestiaires, sanitaires
      • 200 lux pour les bureaux
    • Mais l'Association Française de l'Eclairage recommande :
      • 150 lux pour les espaces de circulation
      • 300 lux pour un écran terminal d'ordinateur
      • 500 lux pour les bureaux
  • Le poste de travail
    • Le mobilier doit être choisi et réglé en fonction des caractéristiques physiques de l'opérateur 
    • l'implantation de l'écran doit éviter les éblouissements et permettre un repos visuel 
    • le matériel informatique doit être de bonne qualité, réglable

10.2.2. PREVENTION ORGANISATIONNELLE

  • Entretien des locaux 
    • Maintenance de l'unité de production et du réseau de distribution avec nettoyage des ventilo-convecteurs (filtres, batterie d'échangeurs, bac à condensation) une fois par an minimum
  • Organisation du travail permettant des pauses entre les activités sur écran. Des pauses fréquentes et courtes sont plus efficaces que des pauses longues et rares.
  • Psychodynamique du travail
    • Direction participative avec définition d'objectifs et de délais réalistes
    • Enrichissement des tâches et optimisation de la charge de travail
    • Organisation du temps de travail
    • Organisation des circuits d'information et de communication
    • Qualité des relations interpersonnelles
    • Formation, plan de carrière
    • Attention portée à la qualité des locaux de mise à disposition chez le sous-traitant
  • Autres
    • Sécurité des locaux et des installations -
    • Plan de prévention des attentats
    • respect de la réglementation sur le tabagisme passif

10.3. PREVENTION HUMAINE

  • Correction des amétropies et des hétérophories
  • Humidification des yeux
  • Hygiène de vie : activité sportive, contrôle du poids
  • Pratique d'une activité physique ou sportive

10.4. FORMATION - INFORMATION - SENSIBILISATION

  • Informations sur la prévention (tabagisme, gestes et postures)
  • Aménagement ergonomique des postes de travail
  • Utilisation optimale de l'éclairage et de la climatisation
  • Gestion des pauses et alternance des tâches

11. RÉGLEMENTATION (pour plus de détail  voir la fiche danger n° 155 sur le travail sur écran) )

11.0. LES GRANDS TEXTES INTERNATIONAUX ET EUROPÉENS

11.1. TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES 

  • Code du travail :
  • Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP)
    • n° RNCP 29423 : Assistant de direction - Niveau 5 
    • n° RNCP 23937 : Assistant de direction - Niveau 5 
    • n° RNCP 34143 : TP - Assistant de direction - Niveau 5 

11.2. RECOMMANDATIONS

11.3. NORMES

  • Norme AFNOR NF X 35-102 : Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux

11.4. CONVENTIONS COLLECTIVES

12. DOCUMENTATION ET BIBLIOGRAPHIE

Sur le métier

  • ROME Les fiches métiers. M1604 Assistanat de direction. (Pôle emploi)
  • Classification Internationale Type des professions (CITP-08) : 4120 Secrétaires (fonctions générales).
  • Classification INSEE des professions (PCS 2003) : 461b Secrétaires de direction, assistants de direction (non cadres)

Sur les risques et les préventions

13. ADRESSES UTILES

  • France compétences sur les formations professionnelles

RÉDACTION

  • AUTEURS : Adrien BEAUMONT
  • DATE DE CRÉATION : Février 2021
  • RELECTEURS :
  • DERNIÈRE MISE À JOUR :

Pour toute remarque et proposition de corrections, joindre : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

Vous n'avez pas le droit de poster des commentaires (Vous devez vous connecter).